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Chega de Reuniões Improdutivas!

Posted: 23 de março de 2018 às 6:00 am   /   by   /   comments (0)

Alexandre Freire*

As estatísticas mostram que o nível gerencial passa 50% de seu tempo em reuniões. Já a diretoria, gasta ¾ de um dia de trabalho enclausurada em reunião. Parece que ninguém mais consegue tomar uma decisão sem juntar um monte de gente ao redor de uma mesa.

Como o Líder é uma raça em extinção, a direção das empresas utiliza-se de reuniões para fugir da responsabilidade de decidir. Afinal, decidir, é uma função nobre e arriscada da liderança. Então o que fazem: criam comitês disso e daquilo; organizam grupos de trabalho para isso e para aquilo; inventam equipes multidisciplinares e chegam a constituir times de cabeças pensantes.

Tudo isso regado a muito pão de queijo, café, água e biscoitos. No final das contas, as reuniões estão servindo para tirar do gerente a responsabilidade de decidir sozinho, ou seja, “de tirar o dele (ou o dela) da reta”. Existem ainda outras sete razões para convocar estes encontros improdutivos. Vamos a elas:

Razão nº 1 – Os gerentes utilizam as reuniões para mostrar que estão trabalhando;

Razão nº 2 – Os gerentes utilizam reuniões como forma de darem a si mesmos uma falsa sensação de poder;

Razão nº 3 – A direção das empresas convoca reuniões como fachada para discutir um problema onde já está decidida a solução;

Razão nº 4 – As reuniões são feitas porque todo mundo faz. Ou seja, você, como gerente, não pode ficar fora desta;

Razão nº 5 – Reuniões com poucas pessoas significam complô. Portanto, os gerentes fazem uma grande convocação, não esquecendo inclusive do estagiário;

Razão nº 6 – Reuniões servem para buscar culpados;

Razão nº 7 – Enfim, convoca-se uma reunião para, no final, marcar a próxima… E obviamente, deixar a decisão para depois.

Quando reuniões ocorrem, tudo pára. O cliente não é atendido. O fornecedor não é informado do que necessitamos. A pesquisa de mercado fica para depois, e por aí vai. Estudos revelam que metade de todo o tempo gasto em reuniões é simplesmente improdutiva!

O desrespeito ao tempo de todos é um desserviço para a empresa. Talvez um dia, quando os impostos incidirem sobre o tempo, e não mais sobre as vendas, teremos menos reuniões e mais decisões.

Mas, como identificar se uma reunião será improdutiva? Se estes indícios que vou lhe passar estiverem todos presentes no momento da convocação, prepare-se para uma tarde de improdutividade. Vamos a eles:

Indício número 1 : A opinião já está formada, mas o chefe quer uma reunião.

Indício número 2 : Não apresentaram a agenda da reunião, mas disseram que seria importante.

Indício número 3 : Mais de seis pessoas foram convocadas. Grande oportunidade para conversas paralelas.

Indício número 4 : Todos estão liberados para atender ligações de seus celulares. Oportunidade para que cada um levante e saia da sala para atender às chamadas.

Indício número 5 : A reunião não tem prazo para terminar. Tudo terá de ser discutido até a exaustão…

Lembre-se: O tempo é o único insumo do mundo que não há como recuperar. Pense nisso antes de convocar a próxima reunião…

*Alexandre Freire é Consultor Sênior do Instituto MVC