Precisa que o dia tenha mais horas?

Marcus Garcia*

Uma das queixas mais comuns nos dias de hoje é: “eu não tenho tempo para nada, nunca consigo completar meus afazeres no trabalho”. Será que para fazer render mais o dia no trabalho é preciso de talento especial? Para mim, não é necessário ser detalhista, mas disciplinado.

É fundamental estabelecer prioridades para classificar assuntos importantes e urgentes. A classificação pode ser feita de acordo com os objetivos a serem atingidos. Algumas razões podem justificar a falta de tempo para os compromissos, como procrastinar, ou seja, deixar para depois os afazeres, insegurança para tomar decisões, dificuldade para cumprir prazos, chegar frequentemente atrasado aos compromissos e usar como motivo o trânsito ou a reunião anterior, e ser indisciplinado. Quando alguém diz que não teve tempo para algo significa que uma atividade foi priorizada em detrimento de outra e fez isso por preferência e não por disciplina.

Para administrar melhor o tempo, aconselho elaborar um check list (lista de verificação) para classificar cada tarefa pelo seu grau de importância e urgência – pode ser definido por níveis, como baixo (1), médio (2) e alto (3). Primeiramente, liste as atividades e defina uma data limite para finalizá-las. Em seguida, marque os níveis de urgência e importância em cada uma delas. Os pesos de cada uma devem ser multiplicados e o resultado mostrará o que é prioridade, do maior para o menor. Caso ocorra empate, a data limite para o seu término definirá a que terá prioridade (ver tabela abaixo). Para que o check list funcione é necessário mantê-lo atualizado e as prioridades definidas precisam ser respeitadas. Além disso, é importante focar na conclusão de uma tarefa de cada vez.

Checklist de Atividades

Entretanto, podem aparecer atividades de última hora e também a necessidade de atender ao telefone e acessar mídias sociais. Se o celular e o Facebook estiverem na programação do check list, não há com o que se preocupar. De qualquer modo, avalie se realmente precisa atender todas as ligações que recebe. Uma saída é combinar um horário para atendê-las ou pedir para que seus contatos deixem recados para retornar em um momento oportuno.

No caso dos imprevistos, você poderá pedir para quem fez a solicitação aguardar que termine o que está fazendo e em seguida atenderá o seu pedido. Isso será possível, pois ao seguir de modo sistemático o check list perceberá que começarão a aparecer ‘janelas’ no seu tempo e estes imprevistos poderão ser resolvidos, sem interferir na sua programação. Para completar, aconselho que o tempo livre que sobra não seja desperdiçado. Esses momentos podem ser ocupados com a leitura de um artigo ou simplesmente pode descansar a mente ouvindo boa música.

*Marcus Garcia é Especialista em Inteligência Motivacional e Gestão de Pessoas e professor do Instituto Superior de Administração e Economia (ISAE).