Vamos acabar com as reuniões improdutivas?

Michael Ataíde*

Você tem ideia de quanto tempo e dinheiro as organizações – comerciais ou não – perdem com reuniões improdutivas, aquelas reuniões intermináveis, sem objetividade e cheias de interrupções? Pior! E quando há convidados externos para a reunião, como é o caso do time de vendas, que deixa o campo e consequentemente os seus clientes para participar de uma reunião na qual não se chega a lugar algum?

Foi pensando nisso que quero listar aqui algumas ações que podem ajudar uma reunião a ser mais objetiva e efetiva.

Em primeiro lugar, informe o tempo de duração da reunião. Quando você convidar uma equipe para uma reunião, informe o tempo de inicio e fim da mesma. Isso ajudará os participantes a se programarem e, principalmente,para respeitarem esse tempo já que eles poderão atender outros compromissos sem seguida.

Segundo, informe uma pauta para essa reunião, pois dessa forma, os convidados saberão quais os assuntos serão tratados e podem assim se prepararem para receber e discutirem as informações que serão transmitidas.

Em terceiro lugar, informe se haverá a participação efetiva dos convidados, como, por exemplo, uma apresentação de resultados de vendas, ou algum projeto. Ao informar com antecedência e determinar um tempo para essa apresentação, cada apresentador convidado terá o cuidado de não exceder e invadir o tempo de outro participante.

Quarto lugar, logo no começo da reunião, oriente os ouvintes para que não façam nenhum tipo de interrupção enquanto outro faz a sua apresentação. Além da perda de raciocínio e tempo, as interrupções acabam saindo do foco e a reunião acaba ficando desinteressante e improdutiva. Objeções, observações, sugestões devem ser anotadas e apresentadas no momento em que for aberto para esse fim.

Quinto, estimule os participantes a fazerem anotações sobre o assunto discutido. É incrível como dificilmente se vê os participantes de uma reunião permanecerem de braços cruzados e com os cotovelos sobre a mesa sem fazer nenhuma anotação, especialmente quando se trata de algum assunto relacionado à sua área ou atividade. Imagine que logo ao sair de uma reunião onde sejam tratados diversos assuntos, como o profissional poderá se lembrar de um tema, se não fizer anotações?

Por fim, em sexto, elabore um memorando contendo as informações sobre os assuntos tratados e que ele seja encaminhado de imediato a todos os participantes. De É importante que nesse relatório sejam informados quais os próximos passos a seguir e quais os objetivos a atingir.

Mais uma dica adicional: reuniões podem ser sim descontraídas, sem deixar de manter o foco, do objetivo e do tempo.

*Michael Ataíde é Bacharel em Relações Internacionais, cursando MBA Executivo em Gestão de Negócios e Vendas na Fundação Getúlio Vargas (FGV)