Como fazer gestão de equipes virtuais

TeamViewer*

O número de empresas que dependem de times virtuais cresce exponencialmente. Muitas companhias selecionam colaboradores de diferentes localidades para formar equipes para os seus projetos e, ao colocá-los em contato virtualmente, reúnem os melhores talentos disponíveis e economizam tempo e dinheiro. Logo, saber gerenciar times virtuais em diferentes cidades e países é um requisito básico para assegurar o sucesso deste novo modelo de trabalho.

Como líderes em softwares de colaboração e compartilhamento online, reconhecemos que colaboração à distância é um desafio. Por isso, listamos em nosso blog (blog.teamviewer.com) cinco dicas para tornar mais eficiente a gestão de equipes virtuais.

1. Esclarecer tarefas e processos
Todos os novos líderes precisam alinhar desde o início com sua equipe os objetivos, funções e responsabilidades. No entanto, com equipes virtuais, a coordenação se torna mais um desafio, porque as pessoas não estão localizadas em um mesmo ambiente. As equipes virtuais precisam de mais comunicação, mais protocolos e mais clareza. Como gerente de projeto, seja claro com sua equipe sobre as políticas e procedimentos básicos, como processos de trabalho com detalhes sobre quem faz o quê e quando, as expectativas com prazos, a resolução de problemas da equipe, disponibilidade e até mesmo as comunicações. Se esta informação é recolhida em um manual, não se esqueça de que este é um documento vivo que muda continuamente com base na prática diária.

2. Aprenda como usar a tecnologia para promover a colaboração
Antes de começar uma tarefa, reserve um tempo para checar quais ferramentas de TI ou conexões de internet os membros de sua equipe utilizam – uma vez que eles não compartilham um escritório, suas necessidades podem variar. Videoconferências, chamadas via web e compartilhamento de desktop permitem que os líderes fiquem mais próximos de suas equipes virtuais, sem gastar muito tempo e dinheiro em viagens de negócios ou telefonemas. Considere diferentes fusos horários e cargas horárias de trabalho. Isso irá evitar qualquer contratempo durante a fase de execução.

3. Criar presença e uma personalidade virtual
O desafio do gerente de projeto é se tornar visível e presente. Encontrar o equilíbrio de como se comunicar é um aspecto da criação de uma personalidade virtual. Se um gerente de projeto se comunica excessivamente, pode causar a perda de informações importantes e pode transmitir uma sensação de microgestão ou falta de confiança. Se o gerente de projeto torna-se invisível e não é ouvido por semanas, é mais fácil para um membro da equipe virtual interpretar isso como uma falta de preocupação e se perguntar sobre a importância do projeto. Isso pode fazer com que os membros da equipe coloquem suas prioridades em outros lugares.

4. Seja um bom supervisor de longa distância
Quando você aceita uma posição de liderança, também deve assumir o papel de motivador e facilitador. Assim, mesmo quando sua equipe está geograficamente dispersa, é importante cultivar um ambiente de equipe, onde seus funcionários se sentem ligados a você e aos colegas. Momentos espontâneos e descontraídos, como desfrutar de uma xícara de café em grupo ou puxar conversa no elevador são inexistentes em ambientes de trabalho virtuais e muitas vezes são importantes para medir o estado de espírito da equipe. Certifique-se de promover a interação pessoal entre os membros da equipe. Facilitar o compartilhamento de ideias e dar feedbacks, conversar via telefone pelo menos uma vez por semana, usar mensagens instantâneas, e-mail e outras tecnologias são meios de ajudar a minimizar problemas de comunicação.

5. Execute reuniões eficazes
Reuniões virtuais podem ser eficazes e eficientes – com planejamento adequado – mas existem alguns desafios. As pessoas dispersam quando as reuniões não seguem uma dinâmica ou uma agenda clara. Para evitar isso, o melhor é preparar uma pauta na qual todos possam contribuir. Durante a reunião, um bom líder de equipe fará perguntas frequentes a fim de verificar que todos estão envolvidos e contribuindo com o projeto. Regras claras também ajudam a gerenciar a interação do grupo.

*TeamViewer, fundada em 2005, totalmente focada no desenvolvimento e distribuição de soluções high-end para comunicação online, colaboração e monitoramento remoto de sistemas de TI. Disponível em mais de 30 idiomas e com mais de 200 milhões de usuários ao redor do mundo, a TeamViewer é um dos provedores de software para controle remoto e reuniões online mais populares do mundo. Complementam o portfolio da TeamViewer o Airbackup, uma poderosa solução de backup em nuvem, e o ITbrain, uma valiosa solução de monitoramento remoto e rastreamento de ativos. Para mais informações, visite: www.teamviewer.com. Siga-nos no @TeamViewer e em nosso blog blog.teamviewer.com.