Como lidar com os ladrões de tempo?

Meiry Kamia*

Você está apresentando baixa produtividade no trabalho e ainda se sente cansado? Fique atento! Você pode estar sendo vítima dos ladrões de tempo.

Baixa produtividade é sinal de falta de foco. E são inúmeras as situações do dia que distraem a nossa atenção. Para você ter uma ideia, quando está profundamente concentrado em alguma atividade e é interrompido para atender ao telefone, ver um e-mail, ou qualquer outra coisa, você demorará cerca de 15 a 20 minutos para resgatar o mesmo nível de concentração que estava anteriormente. Veja a lista dos maiores ladrões de tempo:

· E-mails em excesso

· Mensagens instantâneas

· Interrupções para atender ligações

· Interrupções constantes porque você mantém a política das “portas abertas”.

· Excesso de sociabilidade – o famoso “cafezinho”

· Visitas inesperadas.

· Reuniões improdutivas

· Procrastinação (adiamento de tarefas)

· Vício do detalhamento

· Preocupações demais

Se você realmente deseja aumentar sua produtividade, terá que aprender a lidar com os ladrões de tempo e evitar interrupções. Então aí vão algumas dicas:

· Ao realizar a programação diária em sua agenda, determine horários específicos para abertura de e-mails. Desligue todos os sinais sonoros que avisam a chegada de novas mensagens, e esqueça as redes sociais durante o trabalho. Tente responder e-mails logo na primeira leitura. Se não for possível separe em uma pasta específica “tarefas a cumprir”. Trate de apenas 1 assunto por e-mail, isso facilita a leitura e localização da mensagem pelo “assunto”. Se o assunto mudar, mude também o “assunto” do e-mail. Escreva de forma objetiva, utilize tópicos.

· Desligue o celular ou coloque-o em modo silencioso. Olhe apenas de hora em hora. Evite olhar o tempo todo para ver se recebeu alguma mensagem.

· Se perceber que a socialização é necessária para discutir de forma informal processos em andamento, crie o hábito de marcar 10 minutos antes da reunião para um cafezinho. Assim você faz a socialização e discute algum ponto fora da pauta da reunião.

· Para as pessoas que o interrompem com frequência, tente explicar que está tentando gerenciar melhor o seu tempo e combine horários específicos para despachar com eles.

· Tenha um tempo específico para lidar com suas preocupações. Isso o ajudará a manter a mente livre de preocupações nas horas em que precisa se concentrar para produzir. Preocupações demais roubam a atenção e distraem a mente causando ansiedade.

· Evite procrastinar. Se perceber que anda “empurrando com a barriga”, descubra por que está evitando a tarefa (ela é desagradável? Você se sente inseguro? Não sabe por onde começar? Preguiça?). Depois, contabilize o custo da demora. Você não perde somente tempo, mas perde dinheiro com isso. Se você acha a tarefa difícil demais, desmembre-a em subtarefas, isso torna mais fácil o início. Peça ajuda se necessário. Observe se você não está estabelecendo padrões muito altos de perfeição.

*Meiry Kamia é Palestrante, Psicóloga, Mestre em Administração de Empresas e Consultora Organizacional.