30 minutos são suficientes para qualquer reunião

Susanne Anjos Andrade*

Hoje em dia não é novidade encontrarmos profissionais reclamando de como as reuniões de trabalho tornaram-se longas e cansativas. Apesar disso, sabemos que essa é uma das atividades essenciais no dia a dia de uma empresa e não é possível abrir mão delas. Por esse motivo o essencial é descobrir formas de tornar essas tarefas mais rápidas e produtivas, de modo que os colaboradores consigam maximizar seus resultados.

Entendo que um dos pontos mais importantes para tornar a reunião produtiva é saber o objetivo desse encontro e deixá-lo claro para todos os participantes.

É importante que os profissionais já saibam qual será a pauta da reunião. Dessa forma, eles podem chegar com sugestões e informações prontas, e conseguirão ajudar no desenvolvimento da reunião, além de torná-la mais rápida.

Além disso, realizar a ata da reunião é outro ponto importante que facilita a preparação para as próximas reuniões. Documentar tudo o que foi falado e proposto, além de deliberar processos para cada indivíduo e os prazos de cumprimento, ajuda muito na comunicação e pode fazer com que a próxima reunião seja mais objetiva e proveitosa.

Definir a duração da reunião é um ponto que não pode ser deixado de lado. Ter em mente o tempo que deseja usar é importante para que a reunião não fique solta e acabe ocupando um tempo desnecessário do dia.

Estimar algum tempo ajuda com que os funcionários mantenham o foco e não se desviem do objetivo. Dessa maneira, você não deixa a reunião se prolongar mais do que o necessário e isso não afeta toda a produtividade que o dia poderia ter na empresa.

*Susanne Anjos Andrade é Autora dos Best-Sellers “O Poder da Simplicidade no Mundo Ágil”, lançado pela Editora Gente, “O Segredo do Sucesso é Ser Humano”, e do livro digital “A Magia da Simplicidade”. É coach, palestrante e professora de cursos de MBA pela Faculdade de Informática e Administração Paulista (FIAP) em disciplinas sobre carreira, coaching, liderança e transformação digital focado em pessoas. Também é sócia-diretora da A&B Consultoria e Desenvolvimento Humano, empresa que criou o “Modelo Ágil Comportamental”.